KI-gestützte Auftragserfassung für mesonic WinLine

MESO-AIBE

Aus E-Mail-Bestellungen werden WinLine-Belege – automatisch, nachvollziehbar, mit einstellbarer Sicherheit.

MESO-AIBE überwacht Ihr Bestell-Postfach, liest Bestellungen aus dem E-Mail-Text und aus PDF-Anhängen, ordnet Kunde, Ansprechpartner und Artikel Ihren WinLine-Stammdaten zu und legt den Auftrag direkt in der WinLine an. Wie viel davon automatisch passiert, bestimmen Sie – über eine Konfidenz-Staffel vom reinen Vorschlag bis zum gedruckten Beleg.

Postfach statt Abtippen. Microsoft 365 (Shared Mailbox), IMAP oder ein überwachtes Verzeichnis – Bestellungen werden automatisch abgeholt.

Versteht E-Mail und PDF. Auch die Bestellung aus dem ERP-System Ihres Kunden als PDF-Anhang wird gelesen – inklusive Referenzen, Projekt und Lieferterminwunsch.

Matcht gegen Ihre Stammdaten. Kunde, Ansprechpartner und Artikel werden über eine mehrstufige Kaskade inkl. semantischer KI-Suche zugeordnet.

Sie behalten die Kontrolle. Unter der Schwelle nur ein Vorschlag, darüber der Beleg – und erst ab hoher Sicherheit der Druck.

Datenschutz eingebaut. Auf Wunsch laufen alle KI-Schritte über lokale Modelle in Ihrem Haus – ohne Cloud.

Artikel MESO-AIBE·Microsoft 365 · IMAP · Ordner·Lokale KI-Modelle möglich

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So funktioniert es

Vom Posteingang zum WinLine-Beleg.

MESO-AIBE arbeitet als Dienst im Hintergrund und verarbeitet neue Bestellungen in einem festen Takt – jeder Schritt ist protokolliert.

Ablauf je BestellungSchritt

1

AbholenNeue, ungelesene Nachrichten werden aus dem konfigurierten Postfach-Ordner gelesen – inklusive aller Anhänge. Ein Schutzmechanismus verhindert Doppelverarbeitung.

2

VerstehenDie KI extrahiert Positionen, Mengen, Referenzen und Termine aus E-Mail-Text und PDF – auch aus Bestell-PDFs fremder ERP-Systeme.

3

Kunde zuordnenÜber Absender-E-Mail, Ansprechpartner, genannte Kundennummer, UID oder Firmennamen – gegen Ihre WinLine-Personenkonten.

4

Artikel zuordnenMehrstufige Kaskade: Artikelnummer, EAN, Lieferanten-/Kundenartikelnummern, unscharfe Bezeichnungssuche und semantische KI-Suche mit Bestätigungsstufe.

5

EntscheidenDie Gesamtkonfidenz des Vorschlags läuft gegen Ihre Staffel: nur Vorschlag, Beleg ohne Druck oder Beleg mit Auftragsbestätigung.

6

Anlegen & ablegenDer Auftrag entsteht über den regulären WinLine-Belegimport – die Original-Bestellung (PDF oder E-Mail) wandert als Anhang an den Beleg ins Archiv.

Kein Insel-System. MESO-AIBE erzeugt ganz normale WinLine-Belege über Ihre Belegimport-Vorlage – mit Ihren Preisen, Ihren Konditionen und Ihrem Formularwesen. Es gibt keinen zweiten Datenbestand und keinen Abgleich.

MESO-AIBE

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Funktionen

Was MESO-AIBE mitbringt.

Vom Postfach bis zum fertigen Beleg – konfigurierbar über eine einzige Konfigurationsdatei, ohne Programmierung.

Drei Eingangswege

Microsoft 365 / Exchange Online per Graph-Schnittstelle (auch Shared Mailboxes), klassisches IMAP oder ein überwachtes Verzeichnis für .eml- und PDF-Dateien. Verarbeitete Nachrichten wandern automatisch in einen Erledigt-Ordner.

PDF- und ERP-Anhänge

Bestellungen als PDF – etwa aus dem ERP-System Ihres Kunden – werden vollständig gelesen: Kopfdaten, Positionen, Kundennummer, Bestellnummer, Liefertermin. Für lokale KI-Modelle steht ein integrierter OCR-Pfad bereit.

Kunden- & Ansprechpartner-Erkennung

Mehrstufig: exakte Absender-E-Mail am Konto oder Ansprechpartner, genannte Kundennummer, UID-Nummer, IBAN, unscharfer Firmenname. Der erkannte Ansprechpartner wird direkt in den Beleg übernommen.

Artikel-Matching mit KI

Artikelnummern, EAN, Lieferanten- und Kunden-Artikelnummern, Bezeichnungssuche – und wenn das nicht reicht, eine semantische Suche: „Kinderfahrrad 16 Zoll" findet das Kinder-Spielrad 16", bestätigt durch ein KI-Ranking.

Konfigurierbare Belegfelder

Eigene Felder ohne Programmierung: Bestellreferenz in die Auftragsreferenz, Projektnummer ins Projektfeld, Lieferterminwunsch an die Position – die KI extrahiert genau die Felder, die Sie definieren.

Anreicherung aus dem ERP

Zusteckbare Anreicherungsschritte ergänzen den Vorschlag um Wissen aus Ihrer WinLine – zum Beispiel findet die Angebotssuche ein offenes Angebot des Kunden zur genannten Bestellreferenz und weist im Beleg darauf hin.

Original am Beleg

Die eingegangene Bestellung – das Kunden-PDF oder die E-Mail selbst – wird als Dokument an den WinLine-Beleg gehängt und ist damit im Archiv jederzeit griffbereit.

Volle Nachvollziehbarkeit

Je Bestellung ein lesbarer Bericht (Kunde, Positionen, Konfidenzen, Entscheidung), dazu das archivierte Import-XML – Sie sehen jederzeit, was erkannt und was gesendet wurde.

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Sicherheit & Kontrolle

Automatik nur so weit, wie Sie wollen.

Jeder Vorschlag trägt eine Gesamtkonfidenz von 0 bis 100 – das Minimum aus Kunden- und Positions-Sicherheit. Ihre Staffel entscheidet, was damit passiert.

Ein Beleg entsteht überhaupt nur, wenn Kunde und sämtliche Positionen eindeutig zugeordnet sind – alles andere bleibt ein dokumentierter Vorschlag. Für vollständige Vorschläge legen Sie zwei Schwellen fest: ab wann angelegt wird und ab wann zusätzlich gedruckt wird.

Typische Einstellung: Jede vollständig erkannte Bestellung wird als ungedruckter Auftrag angelegt und im Haus geprüft; erst ab sehr hoher Sicherheit geht die Auftragsbestätigung automatisch in den Druck.

Fällt ein KI-Baustein aus – etwa der semantische Index –, arbeitet MESO-AIBE kontrolliert weiter: Das Matching fällt auf die exakten Stufen zurück, nichts wird „geraten". Und ein Schutzmechanismus stellt sicher, dass keine Bestellung doppelt zum Beleg wird – auch wenn das Postfach einmal hakt.

Beispiel-Staffel 60 / 95

Konfidenz unter 60Nur Vorschlag – Bericht & Import-XML, kein Beleg
Konfidenz 60–94Auftrag wird angelegt, ohne Druck
Konfidenz ab 95Auftrag wird angelegt und als Auftragsbestätigung gedruckt
Unvollständig erkanntimmer nur Vorschlag – unabhängig von der Staffel

Datenschutz nach Wahl. MESO-AIBE arbeitet mit Ihren eigenen KI-Zugängen (Bring Your Own Key). Wer keine Cloud-KI einsetzen möchte, betreibt Extraktion, semantische Suche und Ranking komplett über lokale Modelle im eigenen Haus – die Bestelldaten verlassen Ihr Netzwerk dann nicht.

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Editionen & Voraussetzungen

Klein starten, mitwachsen.

MESO-AIBE gibt es als eigenständigen Dienst – und in Kürze integriert in den MESO WorkerService sowie als Baustein der MESO WebArchiv-Pipeline.

Verfügbar

MESO-AIBE

Standalone-Dienst

Windows-Dienst ohne weitere Infrastruktur
Mehrere Mandanten & Postfächer
Konfiguration per Datei
Berichte & Import-XML-Archiv

In Vorbereitung

MESO-WSAIBE

Modul für den MESO WorkerService

Komfortable Pflege in der Admin-Oberfläche
Belegvorschläge mit Freigabe-Workflow
Journal je verarbeiteter Bestellung

In Vorbereitung

WebArchiv-Baustein

Schritt im Pipeline-Editor

Archivierte Bestellungen direkt verarbeiten
Gleiche Erkennung, gleiche Staffel
Ohne eigenes Postfach

Preise auf Anfrage. Lizenzkauf zzgl. Softwarepflege; die KI-Nutzung läuft über Ihre eigenen Zugänge (Anthropic-API-Schlüssel oder lokaler, OpenAI-kompatibler Endpunkt) und wird nicht von CSS abgerechnet.

ERP

mesonic WinLine

Aktuelle WinLine-Version mit Zugriff auf System- und Mandantendatenbank sowie den mesonic Server für den Belegimport. Eine Belegimport-Vorlage (z. B. WS_Auftrag) wird mitgeliefert bzw. eingerichtet.

Betrieb

Windows-Dienst

Läuft als eigenständiger Dienst auf einem Windows-Server – die Laufzeitumgebung ist im Paket enthalten, es wird keine zusätzliche Software benötigt.

Postfach

Microsoft 365, IMAP oder Ordner

Für Microsoft 365 genügt eine App-Registrierung mit Postfach-Berechtigung (auch Shared Mailboxes, per Richtlinie auf das Bestell-Postfach beschränkbar); alternativ IMAP-Zugangsdaten oder ein überwachtes Verzeichnis.

KI-Zugang

Bring Your Own Key

Anthropic-API-Schlüssel für Extraktion und Ranking – oder ein OpenAI-kompatibler Endpunkt (z. B. lokal betriebene Modelle) für den Betrieb ganz ohne Cloud.

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Live erleben

Sehen Sie MESO-AIBE mit Ihren eigenen Bestellungen.

Schicken Sie uns zwei, drei typische Bestell-E-Mails Ihrer Kunden – wir zeigen Ihnen in einer kurzen Demo, wie daraus WinLine-Belege werden, und richten auf Wunsch einen Pilotbetrieb an Ihrem Postfach ein.

Demo anfragen

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